基本原则
我们尽量以清晰透明的方式说明哪些协调费用可能退款、哪些情况下可能不能退款。退款审核通常会结合您购买的服务范围、已经完成的工作、已为个案预留的时间，以及是否已发生外部成本来判断。
除非双方另有书面约定，本政策仅适用于直接支付给中国医疗旅游、用于非临床协调服务的费用。
重要边界
医院账单、门诊或检查费用、签证费用、快递费用、机票、酒店及其他第三方付款，由对应收款方自行管理。我们可协助沟通，但无法承诺其退款结果。
可能可以退款的情形
以下情况中，可能存在全额或部分退款空间：
服务尚未开始
若已付费的协调服务尚未启动，且仅完成极少量行政处理，通常更有可能获得全额或接近全额退款。
仅完成部分工作
若服务在中途终止，且只有部分约定内容已完成，我们可能会就未履行部分酌情评估部分退款。
我方无法履行
若因我方自身原因无法交付已收费的协调项目，未交付部分可能退还。
个案书面约定
如您的个案存在专门的书面退款条款，将优先依据该约定进行审核。
退款可能受限或不适用的情形
当协调工作已经实质开展后，退款通常会受到限制，甚至可能不适用。
- 病历资料已整理、翻译、摘要处理，或已用于协调沟通之后。
- 我们已代表您联系医院、医生或行政团队之后。
- 预约名额、翻译、陪同、接送或其他个案资源已实际预留之后。
- 因改变主意、个人行程变化、签证被拒、旅行受阻或医院临床决定等非我方可控因素取消时。
- 协调过程中已经发生无法退回的第三方费用时。
已预留支持时间如何处理
部分协调服务需要提前锁定人员时间或外部资源，因此临近取消时可能无法全额退还。
翻译预约
口译与语言支持通常需要提前排班。若临近取消，已预留时间可能全部或部分不可退。
陪同与现场支持
患者陪同和落地支持往往涉及人员安排，短时间内未必能重新分配。
预约协调工作
当团队已经投入时间处理预约、联络医院或安排行程后，该部分已完成工作通常不能视为未发生。
按个案审核
我们会结合实际完成内容与取消时间节点逐案评估，而不是采用单一固定公式。
退款审核流程
为确保流程清晰且有记录，退款申请通常会按以下步骤审核：
1. 收到申请
您提交退款原因，并提供可识别付款与服务信息的资料。
2. 核对范围
我们对照已约定的服务范围、已完成进度以及是否存在个案书面条款。
3. 区分费用边界
我们会区分我方协调服务费与医院或其他第三方费用，明确哪些项目由我方控制、哪些不由我方决定。
4. 回复结果
我们会在合理时间内说明审核结果，并告知适用全额退款、部分退款或不予退款的原因。
- 退款结果与已完成工作、已预留资源及外部限制因素直接相关。
- 如个案存在书面特别约定，应以该约定优先。
- 我们无法保证医院、使领馆、航空公司、酒店或其他独立服务方的退款结果。
如何申请退款审核
为了便于尽快核查，请在申请中尽量提供以下信息：
- 您的姓名，以及办理该个案时使用的联系方式。
- 对应服务日期、预约编号或付款关联信息。
- 付款凭证，或足以帮助识别交易的付款细节。
- 申请退款的原因，以及您何时提出取消或变更。
付款前想先确认费用边界？
如果您想先弄清楚哪些费用支付给我们、哪些费用支付给医院，以及取消可能对个案产生什么影响，请在确认服务前先联系我们。